AVIS DE VACANCE DE POSTE – AMBASSADE DE FRANCE EN TANZANIE, DAR ES SALAM
Intitulé du poste : Secrétaire/comptable du Service de coopération et d’action culturelle
Date de prise de fonctions souhaitée : 1er août 2023
Durée du contrat : contrat à durée déterminée d’un an renouvelable, assorti d’une période d’essai de trois mois.
Contexte : Le Service de coopération et d’action culturelle (SCAC) a en charge l’ensemble des actions de coopération de l’ambassade, à l’exception de la coopération économique. Il intervient et chapeaute des projets collaboratifs notamment dans les domaines de l’enseignement supérieur, de la recherche, de la santé, de l’apprentissage du français, du genre, de l’égalité femmes hommes, du climat, de la protection de la biodiversité, de l’agriculture, de l’inclusion, des droits humains, de la gouvernance, des médias. Le SCAC gère également le programme de bourses du gouvernement français et la coopération technique avec l’EAC. Le conseiller de coopération et d’action culturelle assure la tutelle de l’école française Arthur Rimbaud et le suivi des activités des Alliances françaises de Dar es Salam et d’Arusha en liaison avec les comités de gestion respectifs. Le SCAC assure également la liaison avec les autres coopérations bilatérales et multilatérales et le suivi des projets de terrain financés totalement ou partiellement par la coopération française.
Supervision : Le/la secrétaire/comptable du SCAC est placé(e) sous l’autorité hiérarchique directe du conseiller de coopération et d’action culturelle (COCAC) et sous la supervision générale du chef de poste diplomatique ou de son représentant.
Termes de référence du poste :
La personne retenue aura pour principales missions de :
| 1. Assurer l’ensemble des tâches de secrétariat du SCAC | |
| · | Programmer les réunions de travail internes et externes du COCAC ; |
| · | Tenir à jour l’agenda partagé du SCAC et l’amender en fonction des besoins (changements de lieu ou d’horaire) et des disponibilités en intégrant les contraintes externes telles que les temps de trajet et les moyens de transport disponibles
; |
| · | Assurer l’accueil téléphonique du SCAC et la prise de coordonnées téléphoniques et de messages ; |
| · | Mettre à jour régulièrement la base de données « contacts », notamment à partir des cartes de visite professionnelles remises lors des réunions et/ou des listes transmises par les partenaires ; |
| · | Mettre en forme les courriers selon les différents modèles en place au sein de l’ambassade (en français et en anglais) et la supervision de leur distribution ; |
| · | Classer et archiver les courriers et dossiers du SCAC (en liaison avec la personne responsable des archives générales de l’ambassade et selon le plan de classement standard) ; |
| · | Programmer et organiser sur le plan logistique les missions des personnels du SCAC (réservations de vols et d’hébergements, liaison avec les structures d’accueil) ; |
| · | Coordonner la transmission de l’information entre le SCAC et l’ensemble des services de l’ambassade. |
| 2. | Assurer la comptabilité du SCAC et la liaison avec le Service Général d’Administration (SGA) |
| · | Préparer les mémoires de frais du COCAC à la suite des missions |
| · | Assister le COCAC dans la programmation et le suivi des enveloppes de crédits annualisés et pluriannuels ; |
| · | Saisir les engagements de dépenses et les demandes de paiement dans un logiciel comptable spécifique ; |
| · | Collecter et vérifier, en accord avec les attachés et le COCAC, les bilans financiers des projets ; |
| · | Veiller au suivi des dépenses du SCAC et préparer avec le COCAC les différents rendez-vous de gestion sur les programmes de coopération (mi-gestion et clôture d’exercice) ; |
| · | Préparer les décisions de subvention, les conventions et les différents documents à la signature de l’ordonnateur en |
fonction des modèles existants ;
- Veiller à la mise en place et à l’actualisation régulière de tableaux de bord financiers et d’indicateurs de suivi des dépenses (notamment pour les projets pluriannuels).
- Contribuer à la mise œuvre de la politique de communication de l’ambassade
- Assurer la traduction ponctuelle d’articles ou de documents liés aux activités de l’ambassade (français / anglais) ;
- En lien avec les collègues du SCAC, participer à la mise à jour régulière du site Internet de l’ambassade pour la partie « coopération » ;
- Maintenir un contact régulier avec l’Ecole française et les Alliances françaises pour croiser les informations et les actualiser ;
- Et de manière générale, accomplir de manière ponctuelle d’autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du service.
NOTA BENE : Lors de certains événements organisés par l’ambassade en soirée, il pourra être demandé à la personne recrutée, comme à l’ensemble de l’équipe, d’apporter sa contribution au bon déroulement des opérations. Les heures supplémentaires travaillées pourront être récupérées.
Compétences attendues :
- Bonne maîtrise des principaux outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Gestionnaire de bases de données, logiciels comptables) et des réseaux sociaux ;
- Sens de l’organisation et souci du détail dans l’exécution et le suivi des tâches ;
- Capacité à gérer de manière autonome des tâches multiples ;
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral ; · La connaissance du swahili serait un plus.
Expérience professionnelle :
- Un minimum de trois ans d’expérience professionnelle sur des postes de nature comparable est requis (administration, établissement scolaire, Institut français ou alliance française, ambassade, entreprise, ONG…) ;
- Une connaissance préalable des principes de la correspondance administrative et de la comptabilité publique française serait un atout.
Formation :
- BTS d’assistant/e de direction ou équivalent, ou
- BTS de comptabilité/gestion ou équivalent, ou
- Diplôme de secrétariat bilingue (français/anglais), ou
- Diplôme attestant de la maîtrise des différentes compétences mentionnées dans la présente fiche de poste · Ou expérience professionnelle avérée avec références d’employeurs précédents.
Modalités de candidature :
Les personnes intéressées sont invitées à adresser leur curriculum vitae et une lettre de motivation (un recto A4 maximum) en français à l’adresse électronique suivante : [email protected], en veillant à communiquer l’ensemble des coordonnées permettant de les joindre Date limite de candidature : 03 juillet 2023
Nota Bene : Seules les personnes retenues sur dossier recevront une notification, puis seront contactées pour un entretien.
